Hệ thống gọi số thứ tự tự động

Hệ thống gọi số thứ tự tự động, trải nghiệm người dùng và tính chuyên nghiệp đóng vai trò quyết định sự thành công của doanh nghiệp, hệ thống gọi số thứ tự tự động (queue management system) đã trở thành một giải pháp không thể thiếu. Công nghệ này giúp tổ chức hoạt động phục vụ một cách khoa học, giảm tình trạng chen lấn. Tiết kiệm thời gian, đồng thời nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.

Hệ thống gọi số thứ tự tự động là gì?

Hệ thống gọi số thứ tự tự động là một giải pháp công nghệ hỗ trợ quản lý quy trình phục vụ bằng cách cấp số thứ tự, hiển thị số đang xử lý và phát thông báo mời khách. Thay vì phải xếp hàng trực tiếp, khách hàng chỉ cần lấy số và ngồi chờ đến lượt. Mọi thông tin được hiển thị trên bảng điện tử và loa thông báo, giúp quy trình diễn ra trật tự. Rõ ràng và tiết kiệm thời gian.

Các loại hệ thống gọi số thứ tự hiện nay

Hệ thống gọi số thứ tự cơ bản bằng máy in giấy

Đây là loại phổ biến nhất và có chi phí thấp. Khách hàng lấy số trực tiếp từ máy in nhiệt, sau đó chờ được gọi trên bảng LED.
Mỗi số tương ứng với thứ tự đến lượt. Loại này phù hợp cho cửa hàng nhỏ, phòng khám gia đình, điểm giao dịch ít quầy hoặc nơi không cần nhiều tính năng phức tạp.
Ưu điểm của hệ thống này là dễ lắp đặt, ít bảo trì và vận hành đơn giản cho cả nhân viên và khách hàng. Tuy nhiên, tính năng thống kê và quản lý dữ liệu thường hạn chế.

Hệ thống gọi số theo nhóm dịch vụ nhiều lựa chọn

Đây là phiên bản cao cấp hơn, cho phép chia hệ thống thành nhiều nhóm nghiệp vụ như tư vấn, giao dịch, bảo hành, nộp hồ sơ…
Khách hàng chọn loại dịch vụ trên màn hình cảm ứng. Sau đó hệ thống cấp số thuộc nhóm tương ứng.
Cách này giúp phân luồng khách hàng rõ ràng, tránh tình trạng ùn tắc hoặc sai lượt. Hệ thống phù hợp với ngân hàng, bệnh viện đa khoa, trung tâm thương mại và các đơn vị dịch vụ hành chính công.

Hệ thống gọi số kết nối phần mềm quản lý

Hệ thống này có khả năng đồng bộ dữ liệu với phần mềm quản lý trung tâm.
Nhân viên có thể theo dõi lịch sử giao dịch. Thời gian chờ, tình trạng từng quầy hoặc đánh giá năng suất làm việc.
Dữ liệu được lưu trữ và phân tích, hỗ trợ tối ưu nguồn lực nhân sự và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Loại này thường được ứng dụng trong doanh nghiệp lớn. Chuỗi cửa hàng hoặc trung tâm hành chính quy mô cao.

Hệ thống gọi số không dây và di động

Một số hệ thống hiện đại sử dụng thiết bị gọi số không dây. Phù hợp cho những nơi không muốn lắp đặt dây dẫn hoặc bố trí nhiều quầy linh hoạt.
Bộ gọi số và bảng hiển thị dùng sóng RF hoặc WiFi để truyền tín hiệu. Một số mô hình còn trang bị thiết bị cầm tay cho nhân viên, giúp gọi số từ bất kỳ vị trí nào.
Đây là giải pháp dành cho quán ăn, dịch vụ bán lẻ hoặc mô hình phục vụ linh hoạt.

Hệ thống gọi số trực tuyến và qua ứng dụng di động

Xu hướng mới trong thời đại số là cho phép khách hàng đặt lịch và lấy số từ xa. Người dùng có thể lấy số trên app, website hoặc quét mã QR tại điểm giao dịch.
Hệ thống sau đó thông báo thời gian dự kiến phục vụ. Giúp giảm thời gian chờ trực tiếp tại quầy.
Đây là mô hình được áp dụng mạnh trong bệnh viện. Trung tâm hành chính công và các dịch vụ đông khách nhằm tối ưu trải nghiệm người dùng.

Các loại hệ thống gọi số thứ tự hiện nay

Ứng dụng thực tế của hệ thống gọi số

Ngân hàng: giao dịch rút tiền, mở tài khoản, tư vấn

Trong lĩnh vực ngân hàng, hệ thống gọi số giúp phân luồng khách hàng theo từng loại giao dịch như rút tiền, gửi tiền, mở thẻ, tư vấn sản phẩm, vay vốn…
Nhờ việc tự động gọi số, ngân hàng tránh được tình trạng chen lấn. Nhầm thứ tự và giảm tình trạng khách bức xúc vì phải chờ quá lâu.
Màn hình hiển thị và loa thông báo giúp thông tin rõ ràng. Không gây nhầm lẫn giữa các quầy. Ngoài ra, dữ liệu thời gian phục vụ cũng giúp ngân hàng quản lý năng suất từng nhân viên và bố trí nhân sự hợp lý hơn vào giờ cao điểm.

Bệnh viện phòng khám: khám bệnh, làm xét nghiệm, tiêm ngừa

Đây là một trong những môi trường có nhu cầu sử dụng hệ thống gọi số lớn nhất.
Tại các phòng khám, bệnh viện. Số lượng bệnh nhân lớn khiến việc kiểm soát thứ tự thủ công rất khó khăn.
Hệ thống gọi số tự động giúp phân luồng theo từng dịch vụ như khám tổng quát, xét nghiệm máu, siêu âm, tiêm ngừa hoặc nhận kết quả.
Nhờ đó, giảm đáng kể tình trạng ùn tắc trước các phòng khám và hạn chế tiếp xúc trực tiếp giữa bệnh nhân.
Một số cơ sở còn sử dụng hệ thống gọi số tích hợp QR để bệnh nhân có thể chủ động theo dõi lượt gọi trên điện thoại thay vì phải chờ tại khu vực đông người.

Trung tâm hành chính công: cấp giấy tờ, hồ sơ, chứng nhận

Ở các bộ phận hành chính, nơi xử lý thủ tục như cấp căn cước công dân. Hộ chiếu, giấy phép kinh doanh hay hồ sơ đất đai, hệ thống gọi số giúp đảm bảo sự công bằng và minh bạch.
Nhân viên chỉ xử lý hồ sơ theo đúng lượt, không có sự ưu tiên không rõ ràng.
Hệ thống còn cho phép thống kê số lượng hồ sơ theo ngày. Tuần, tháng giúp lãnh đạo dễ dàng đánh giá hiệu suất làm việc.

Siêu thị trung tâm thương mại: quầy dịch vụ khách hàng

Tại các siêu thị lớn, khu vực chăm sóc khách hàng thường tiếp nhận các yêu cầu như đổi trả hàng, tra cứu hóa đơn, đăng ký thẻ thành viên hoặc giải quyết khiếu nại.
Hệ thống gọi số giúp kiểm soát lượng khách cần hỗ trợ và phân chia công việc cho nhân viên hợp lý hơn, đặc biệt vào cuối tuần và dịp lễ – thời điểm siêu thị luôn quá tải.

Cửa hàng viễn thông: đăng ký sim, sửa chữa, bảo hành

Các cửa hàng viễn thông thường có nhiều dịch vụ khác nhau như đăng ký sim mới, chuyển mạng giữ số, làm lại sim, bảo hành thiết bị hoặc tư vấn gói cước.
Nhờ hệ thống gọi số, khách hàng được phân nhóm dịch vụ từ ban đầu và được phục vụ nhanh hơn, tránh tình trạng chờ đợi không rõ ràng.