Cung cấp hệ thống gọi số thứ tự tối ưu quy trình phục vụ

Cung cấp hệ thống gọi số thứ tự, bệnh viện, cơ quan hành chính, viễn thông, siêu thị… ngày càng đòi hỏi sự chuyên nghiệp và tối ưu vận hành, hệ thống gọi số thứ tự đã trở thành giải pháp không thể thiếu. Không chỉ giúp kiểm soát lượt khách, giảm tình trạng chen lấn, mà còn mang đến trải nghiệm dịch vụ hiện đại và công bằng cho mọi người. Chính vì vậy, nhu cầu cung cấp hệ thống gọi số thứ tự ngày càng tăng mạnh, mở ra thị trường rộng lớn với nhiều loại giải pháp đa dạng, linh hoạt theo từng mô hình.

Hệ thống gọi số thứ tự là gì?

Hệ thống gọi số thứ tự (Queue Management System QMS) là bộ giải pháp bao gồm phần mềm và phần cứng giúp quản lý lượt khách theo thứ tự, thông báo số đang được phục vụ và giảm tình trạng chen lấn, nhảy hàng. Qua đó, khách hàng chỉ cần bấm số, ngồi đợi và được gọi khi đến lượt.

Lợi ích khi đầu tư hệ thống gọi số thứ tự

Nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng

Một trong những lợi ích lớn nhất của hệ thống gọi số thứ tự là tối ưu trải nghiệm khách hàng. Khách đến giao dịch không cần chen lấn hay đứng xếp hàng truyền thống, thay vào đó chỉ cần lấy số và ngồi chờ đến lượt.

Giảm căng thẳng cho khách trong giờ cao điểm.
Tạo môi trường giao dịch văn minh, công bằng.
Nâng cao mức độ hài lòng và sẵn sàng quay lại lần sau.
Doanh nghiệp sử dụng hệ thống gọi số thứ tự thường ghi nhận sự cải thiện rõ rệt trong đánh giá dịch vụ.

Giảm thời gian chờ tối ưu quy trình giao dịch

Khi sử dụng hệ thống gọi số, khách hàng được phục vụ theo trật tự rõ ràng, giảm hiện tượng “nhầm lẫn thứ tự” hoặc tranh chỗ. Dữ liệu gọi số được cập nhật liên tục giúp điều phối nhân sự hợp lý hơn.

Nhờ vậy:

Thời gian chờ khách giảm từ 15–40%.
Quy trình tại quầy diễn ra mượt mà, không gián đoạn.
Tốc độ phục vụ được cải thiện đáng kể.
Doanh nghiệp có thể phục vụ nhiều khách hơn trong cùng khung giờ mà không cần tăng nhân sự.

Tăng năng suất làm việc của nhân viên

Nhân viên tại quầy không còn phải giải quyết tranh cãi về thứ tự phục vụ, giúp họ tập trung hoàn toàn vào nghiệp vụ chuyên môn. Đồng thời, hệ thống gọi số còn hỗ trợ:

Gọi lại số
Bỏ số
Chuyển số sang quầy khác
Nhận dạng loại dịch vụ để chuẩn bị nghiệp vụ trước
Việc này giúp nhân viên tiết kiệm thời gian xử lý và làm việc chủ động hơn, giảm áp lực trong giờ cao điểm.

Tạo hình ảnh chuyên nghiệp hiện đại cho doanh nghiệp

Khi bước vào một cơ sở có hệ thống gọi số tự động, khách hàng ngay lập tức nhận thấy sự:

Chuyên nghiệp
Có tổ chức
Tối ưu hóa dịch vụ
Ứng dụng công nghệ hiện đại
Điều này không chỉ cải thiện thương hiệu mà còn giúp doanh nghiệp tạo lợi thế cạnh tranh so với các đơn vị chưa áp dụng hệ thống quản lý lượt khách.

Minh bạch công bằng trong phục vụ

Hệ thống gọi số bảo đảm mọi khách hàng đều được phục vụ đúng thứ tự, không có sự thiên vị. Điều này đặc biệt quan trọng trong:

Ngân hàng
Bệnh viện
Cơ quan hành chính công
Tổ chức tài chính – bảo hiểm
Việc minh bạch hóa thứ tự phục vụ giúp giảm khiếu nại và tăng tính công bằng.

Ứng dụng thực tế của hệ thống gọi số

Ngân hàng và phòng giao dịch

Ngân hàng là môi trường cần sự trật tự, minh bạch và chính xác cao. Hệ thống gọi số thứ tự giúp:

Phân luồng khách hàng theo từng nghiệp vụ: mở thẻ, giao dịch tiền mặt, hỗ trợ tài khoản…
Giảm tình trạng chen lấn khi đông khách.
Tăng hiệu suất làm việc và giảm áp lực cho giao dịch viên.
Cải thiện trải nghiệm khách hàng khi được phục vụ theo đúng thứ tự.
Nhờ hệ thống này, các ngân hàng dễ dàng đánh giá lưu lượng khách, tối ưu nhân sự vào giờ cao điểm và nâng cao chất lượng dịch vụ tổng thể.

Bệnh viện và phòng khám

Tại các cơ sở y tế, việc quản lý số lượng bệnh nhân luôn là thách thức lớn. Hệ thống gọi số thứ tự giúp:

Tổ chức bệnh nhân theo từng phòng khám, từng chuyên khoa.
Giảm ùn tắc trước cửa phòng khám.
Tạo môi trường khám chữa bệnh văn minh, thoải mái.
Thống kê số lượt khám, phân phối nhân lực y tế hợp lý.
Đặc biệt, nhiều bệnh viện hiện đã kết hợp hệ thống gọi số với phần mềm HIS để đồng bộ dữ liệu bệnh nhân.

Trung tâm hành chính công

Các cơ quan hành chính công áp dụng hệ thống gọi số để:

Quản lý hồ sơ theo từng loại thủ tục.
Tăng tính công khai minh bạch khi người dân đến làm việc.
Giảm áp lực cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ.
Nâng cao sự hài lòng của người dân.
Hệ thống này phù hợp với mô hình “một cửa” hiện đại.

Bưu điện và ngành viễn thông

Hệ thống gọi số được áp dụng rộng rãi trong:

Bưu cục gửi hàng – nhận hàng.
Trung tâm chăm sóc khách hàng viễn thông.
Quầy đăng ký dịch vụ Internet, truyền hình.
Khách hàng chỉ cần lấy số là có thể biết chính xác thời gian phục vụ, tránh tình trạng xếp hàng dài gây khó chịu.

Siêu thị, quầy dịch vụ và cửa hàng tiện lợi

Một số khu vực dịch vụ trong siêu thị thường xuyên đông khách như:

Quầy chăm sóc khách hàng
Quầy đổi trả
Quầy cắt chìa khóa, photo giấy tờ
Quầy làm thẻ thành viên
Hệ thống gọi số giúp doanh nghiệp phục vụ theo thứ tự, giảm tranh cãi và nâng cao tính chuyên nghiệp.