Hệ thống gọi số thứ tự bệnh viện tối ưu hóa quy trình

Hệ thống gọi số thứ tự bệnh viện, nhu cầu rút ngắn thời gian chờ, giảm quá tải, cải thiện chất lượng dịch vụ khám chữa bệnh trở thành ưu tiên hàng đầu. Một trong những giải pháp quan trọng và hiệu quả nhất hiện nay chính là hệ thống gọi số thứ tự bệnh viện. Đây là hệ thống giúp quản lý lượt khám tự động, đảm bảo công bằng, giảm ùn tắc, nâng cao sự hài lòng của người bệnh và tối ưu hiệu suất làm việc của đội ngũ y tế.

Hệ thống gọi số thứ tự bệnh viện là gì?

Hệ thống gọi số bệnh viện (Hospital Queue Management System) là giải pháp tự động hóa quy trình tiếp nhận, phân lượt và gọi bệnh nhân trong suốt quá trình khám chữa bệnh. Thay vì bệnh nhân phải chen chúc, tranh lượt hoặc nghe gọi thủ công, hệ thống sẽ:

Tự động cấp số thứ tự khi bệnh nhân đến khám.
Ghi nhận, phân luồng theo chuyên khoa hoặc dịch vụ.
Hiển thị lượt khám trên màn hình trung tâm.
Phát âm thanh gọi số tự động.
Điều phối bệnh nhân theo từng phòng khám.

Các loại hệ thống gọi số thứ tự bệnh viện phổ biến

Hệ thống gọi số 1 quầy tiếp nhận

Đây là dạng hệ thống cơ bản và thường xuất hiện ở các phòng khám nhỏ, trung tâm y tế tuyến xã/phường, hoặc khu vực tiêm chủng quy mô nhỏ.
Đặc điểm:Chỉ có 1 máy lấy số và 1 bảng hiển thị. Dùng cho một hàng chờ duy nhất. Chi phí thấp, lắp đặt nhanh. Dễ sử dụng với bệnh nhân lớn tuổi.
Dù đơn giản, hệ thống này vẫn đủ để đảm bảo quy trình tiếp nhận bệnh nhân diễn ra trật tự, không chen lấn và minh bạch.

Hệ thống gọi số đa quầy đa phòng khám

Loại hệ thống này được sử dụng nhiều nhất tại bệnh viện do phù hợp với môi trường có nhiều khoa phòng hoạt động song song.
Đặc điểm nổi bật: Mỗi khoa có máy lấy số riêng hoặc có kiosk chung cho toàn viện. Gọi số tự động theo từng phòng khám. Màn hình trung tâm hiển thị toàn bộ lượt gọi của các khoa. Loa thông báo rõ ràng, tránh nhầm lẫn giữa các phòng.
Hệ thống giúp phân luồng bệnh nhân hiệu quả, giảm ùn tắc tại khu tiếp nhận và đảm bảo thứ tự công bằng tại từng chuyên khoa.

Hệ thống gọi số không dây (Wireless Queue System)

Ưu điểm chính của hệ thống không dây là linh hoạt và dễ lắp đặt, rất phù hợp các bệnh viện cải tạo, hạn chế khoan đục hoặc kéo dây điện.
Đặc trưng: Thiết bị kết nối qua sóng RF hoặc WiFi. Dễ mở rộng số lượng phòng khám. Chi phí lắp đặt thấp hơn hệ có dây. Ít xảy ra lỗi đứt dây hoặc nhiễu dòng điện.
Nhiều bệnh viện tuyến tỉnh hiện nay ưu tiên lựa chọn hệ thống không dây vì sự tiện lợi và độ linh hoạt cao.

Hệ thống kiosk lấy số thông minh

Đây là xu hướng của các bệnh viện lớn, bệnh viện quốc tế và các mô hình phòng khám cao cấp.
Tính năng nổi bật: Màn hình cảm ứng chọn chuyên khoa, chọn dịch vụ. Quét CCCD/QR code để đồng bộ thông tin bệnh nhân. Tích hợp đặt lịch khám online.Tự động phân tuyến bệnh nhân theo luồng nhanh – ưu tiên – thông thường. Hỗ trợ đa ngôn ngữ.
Kiosk giúp giảm tải nhân sự tiếp nhận, đồng thời cho phép bệnh nhân thao tác nhanh hơn và dễ tiếp cận hơn.

Hệ thống gọi số tích hợp HIS phần mềm bệnh viện

Đây là loại hệ thống có mức độ chuyên nghiệp cao nhất.
Ưu điểm: Tự động nhận dữ liệu từ HIS: hồ sơ bệnh nhân, mã khám, thông tin BHYT. Liên kết với quầy thu ngân, dược và xét nghiệm.
Tối ưu toàn bộ quy trình: Từ đăng ký → khám → cận lâm sàng → thanh toán → nhận thuốc. Giảm tối đa sai sót nhập liệu thủ công. Tạo báo cáo thông minh phục vụ quản trị bệnh viện.
Đây là lựa chọn lý tưởng cho các bệnh viện lớn, nơi cần hệ thống đồng bộ và quản lý chuyên sâu.

Các loại hệ thống gọi số thứ tự bệnh viện phổ biến

Tiêu chí lựa chọn hệ thống gọi số bệnh viện phù hợp

Khả năng đáp ứng nhu cầu thực tế của bệnh viện

Tiêu chí đầu tiên là hệ thống phải phù hợp với quy mô và số lượng bệnh nhân. Bệnh viện tuyến tỉnh, tuyến huyện, phòng khám đa khoa hay chuyên khoa đều có đặc thù khác nhau.
Nếu lượng bệnh nhân lớn, cần hệ thống có khả năng xử lý hàng ngàn lượt gọi mỗi ngày.
Nếu bệnh viện có nhiều khoa phòng, cần hệ thống hỗ trợ đa quầy, đa khu vực, chia luồng bệnh nhân linh hoạt.
Ngoài ra, hệ thống nên cho phép tùy chỉnh theo từng quy trình tiếp nhận, ví dụ như đăng ký khám, tái khám, lấy thuốc, xét nghiệm.

Tính ổn định và độ bền của thiết bị

Trong môi trường y tế, hệ thống hoạt động liên tục nhiều giờ mỗi ngày nên độ bền và khả năng vận hành ổn định rất quan trọng. Các thiết bị như màn hình LED, máy bấm số, loa, bảng điện tử cần:

Chịu được tần suất hoạt động cao.
Hoạt động mượt mà, không bị treo hoặc lỗi hệ thống.
Bảo đảm độ sáng, âm thanh và độ nét hiển thị trong thời gian dài.
Một hệ thống ổn định sẽ giúp hạn chế gián đoạn trong quá trình phục vụ bệnh nhân.

Tính linh hoạt và khả năng mở rộng

Bệnh viện có thể mở rộng quy mô trong tương lai, vì vậy hệ thống gọi số cần có khả năng nâng cấp dễ dàng:

Thêm quầy khám hoặc phòng dịch vụ.
Kết nối thêm màn hình hiển thị khu vực chờ.
Tích hợp thêm các thiết bị mới như kiosk tự đăng ký, hệ thống POS, phần mềm quản lý khám chữa bệnh (HIS).
Một hệ thống linh hoạt giúp bệnh viện tiết kiệm chi phí khi thay đổi mô hình hoạt động.

Khả năng tích hợp với phần mềm quản lý bệnh viện

Hiện nay, đa số bệnh viện sử dụng HIS hoặc EMR. Do đó, hệ thống gọi số cần có khả năng đồng bộ dữ liệu để:

Tự động nhận thông tin bệnh nhân từ phần mềm.
Hiển thị đúng số thứ tự theo quy trình khám.
Đồng bộ dữ liệu báo cáo cho bộ phận quản lý.
Một hệ thống tích hợp tốt giúp hạn chế sai sót và giảm khối lượng công việc cho nhân viên y tế.