Máy gọi số thứ tự, việc quản lý lượt chờ và tổ chức phục vụ khoa học trở thành yếu tố then chốt để nâng cao trải nghiệm người dùng. Máy gọi số thứ tự hay còn gọi là máy lấy số tự động đã trở thành thiết bị quan trọng tại ngân hàng, bệnh viện, cửa hàng dịch vụ, trung tâm hành chính công và nhiều mô hình giao dịch khác.
Máy gọi số thứ tự là gì?
Máy gọi số thứ tự là thiết bị tự động dùng để cấp số và quản lý lượt chờ của khách hàng theo quy trình khoa học. Khi đến điểm giao dịch, khách lấy số thứ tự từ máy; hệ thống ghi nhận số vào danh sách chờ; nhân viên gọi số thông qua thiết bị điều khiển; bảng hiển thị và loa thông báo số lượt tiếp theo. Tất cả quá trình được đồng bộ hóa qua phần mềm, giúp đảm bảo phục vụ đúng thứ tự và tránh nhầm lẫn.
Lợi ích khi sử dụng máy gọi số thứ tự
Giảm tình trạng chen lấn và tạo trật tự trong khu vực chờ
- Máy gọi số thứ tự giúp loại bỏ hoàn toàn tình trạng khách hàng chen lấn, xếp hàng không đúng quy tắc hoặc tranh cãi về thứ tự phục vụ.
- Mỗi người khi đến sẽ lấy một số thứ tự cụ thể và được gọi theo đúng lượt.
- Điều này tạo ra một môi trường chờ văn minh. Hạn chế tối đa các vấn đề phát sinh do việc đứng xếp hàng truyền thống gây ra.
Nâng cao trải nghiệm và mức độ hài lòng của khách hàng
- Khi sử dụng hệ thống gọi số, khách hàng có cảm giác thoải mái hơn vì không cần đứng chờ quá lâu.
- Họ có thể ngồi nghỉ, theo dõi bảng hiển thị hoặc làm việc riêng mà vẫn đảm bảo không bị mất lượt.
- Sự chủ động này giúp khách giảm căng thẳng. Đồng thời tạo ấn tượng tích cực về sự chuyên nghiệp của đơn vị.
Rút ngắn thời gian chờ đợi bằng quy trình điều phối tự động
- Phần mềm gọi số có khả năng phân bổ khách hàng theo số thứ tự một cách hợp lý.
- Nhân viên không phải mất thời gian điều phối thủ công. Cũng không cần kiểm soát dòng người liên tục.
- Quy trình được tự động hóa giúp giảm thời gian chờ trung bình. Giảm ùn tắc vào giờ cao điểm và tối ưu vận hành theo từng khung giờ.
Tăng hiệu suất làm việc của nhân viên trong mọi bộ phận
- Nhờ hệ thống gọi số, nhân viên tại quầy có thể tập trung 100% vào việc phục vụ, tư vấn hoặc xử lý hồ sơ.
- Không bị phân tâm bởi việc sắp xếp thứ tự. Giải quyết tranh cãi hay hướng dẫn khách xếp hàng.
- Điều này giúp tăng tốc độ phục vụ, giảm sai sót và nâng cao hiệu quả làm việc của cả bộ phận.
Giảm áp lực tâm lý, giúp môi trường giao dịch thân thiện hơn
- Một môi trường chờ khoa học giúp khách hàng cảm thấy yên tâm, không còn lo lắng bị mất lượt hoặc phải đứng lâu.
- Nhân viên cũng thoải mái hơn, tránh áp lực khi phải giải thích thứ tự cho khách hoặc xử lý tình huống căng thẳng.
- Không khí tổng thể trở nên nhẹ nhàng, thân thiện và chuyên nghiệp hơn.
Góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và hiện đại
- Việc triển khai máy gọi số thể hiện sự chỉn chu. Đầu tư và chuyên nghiệp trong cách phục vụ khách hàng.
- Đối với các đơn vị như ngân hàng, bệnh viện, showroom, trung tâm dịch vụ công… hình ảnh này cực kỳ quan trọng vì nó tác động mạnh đến niềm tin của khách hàng.
- Một hệ thống công nghệ hiện đại luôn tạo cảm giác yên tâm và tin tưởng hơn.
Tiêu chí lựa chọn máy gọi số phù hợp
Quy mô quầy giao dịch
- Đây là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến cấu hình hệ thống. Với mô hình nhỏ chỉ có 1–2 quầy, doanh nghiệp có thể lựa chọn máy lấy số đơn giản kèm bảng LED nhỏ.
- Tuy nhiên, với mô hình từ 3–20 quầy hoặc nhiều khu vực phục vụ khác nhau, cần đầu tư hệ thống đồng bộ gồm máy lấy số cảm ứng, màn hình LCD trung tâm và màn hình hiển thị từng quầy.
- Quy mô càng lớn, yêu cầu đồng bộ và tính ổn định càng cao. Vì vậy lựa chọn cấu hình nâng cấp sẽ đảm bảo vận hành mượt mà trong thời gian dài.
Lưu lượng khách trung bình mỗi ngày
- Lượng khách ra vào ảnh hưởng đến tốc độ xử lý và độ bền thiết bị.
- Nếu điểm phục vụ có tần suất cao như bệnh viện, ngân hàng. Trung tâm dịch vụ công, cần thiết bị chất lượng cao, máy in nhiệt bền bỉ và phần mềm xử lý nhanh.
- Với lưu lượng thấp hơn như showroom, cửa hàng. Spa hoặc văn phòng, doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống tiêu chuẩn.
- Xác định lưu lượng giúp tối ưu chi phí nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả.
Độ bền và thương hiệu thiết bị
- Máy gọi số là thiết bị vận hành liên tục, đặc biệt tại những nơi đông khách. Vì vậy, lựa chọn thương hiệu uy tín với độ bền cao giúp giảm rủi ro hỏng hóc.
- Các yếu tố cần quan tâm gồm: chất liệu vỏ máy, tuổi thọ máy in nhiệt. Tốc độ xử lý của CPU, độ sáng màn hình hiển thị, chất lượng loa thông báo và khả năng chạy ổn định lâu dài.
- Thiết bị chất lượng tốt sẽ giảm chi phí bảo trì.
Khả năng mở rộng trong tương lai
- Doanh nghiệp luôn có khả năng mở rộng quy mô. Nếu hệ thống không cho phép nâng cấp thêm quầy, thêm dịch vụ hoặc kết nối phần mềm quản lý cao hơn thì sẽ phải thay mới toàn bộ.
- Vì vậy, ưu tiên hệ thống có kiến trúc mở, dễ nâng cấp, dễ thêm thiết bị và có thể tích hợp với các nền tảng khác như CRM, ERP hoặc hệ thống quản lý khách hàng.
Ngân sách đầu tư phù hợp với mục tiêu
- Cuối cùng, doanh nghiệp cần xác định mức chi hợp lý dựa trên quy mô và mục tiêu sử dụng. Không nhất thiết chọn hệ thống đắt nhất mà phải phù hợp nhất.
- So sánh nhiều báo giá, cân nhắc giữa chi phí và lợi ích. Chú trọng chất lượng hơn giá rẻ để tránh chi phí sửa chữa về sau.
Thông tin liên hệ
CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN VÀ CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ VIỆT NAM.
VPGD: VT09-BT02 – KĐT Xa La – Hà Đông – Hà Nội.
MST: 01 05 158 192
TRANG WEB: https://bangdientucongnghiep.com/
Email: contact@vnatech.com.vn
Hotline: 0903 418 369 / 0977 550 085
ĐT: 024 668 3 261 / 098 311 7863