Lắp đặt hệ thống gọi số thứ tự

admin

2 ngày trước

Lắp đặt hệ thống gọi số thứ tự, khám chữa bệnh, và tiếp nhận dịch vụ ngày càng tăng cao, việc lắp đặt hệ thống gọi số thứ tự đã trở thành xu hướng tất yếu đối với các tổ chức, doanh nghiệp. Không chỉ giúp giảm tình trạng chen lấn, lộn xộn, hệ thống còn nâng cao chất lượng phục vụ, tối ưu nhân sự và tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp.

Hệ thống gọi số thứ tự là gì?

Hệ thống gọi số thứ tự (Queue Management System QMS) là giải pháp tự động hóa quy trình xếp hàng, giúp kiểm soát lượt khách đến giao dịch hoặc sử dụng dịch vụ. Hệ thống bao gồm: máy lấy số thứ tự, bảng hiển thị LED, chuông loa thông báo, nút nhấn gọi số, phần mềm quản lý và các thiết bị kết nối.

Các thành phần chính của hệ thống gọi số thứ tự

Máy lấy số thứ tự (Ticket Printer / Kiosk lấy số)

Đây là nơi khách hàng bắt đầu quy trình giao dịch, vì vậy được xem là thành phần cốt lõi nhất.
In hoặc xuất số thứ tự ngay khi khách chạm nút.
Có hai dạng chính: máy bấm số mini và kiosk cảm ứng hiện đại.
Máy cảm ứng cho phép chọn dịch vụ, phân luồng ưu tiên và liên kết dữ liệu real-time.
Một số mẫu hỗ trợ QR code – lấy số online, giúp giảm tải khi lượng khách tăng cao.
Máy lấy số quyết định tốc độ xử lý ban đầu và ảnh hưởng trực tiếp tới trải nghiệm khách hàng.

Bảng LED hiển thị trung tâm (Main Display)

Bảng LED đóng vai trò thông báo số đang được gọi, thể hiện rõ ràng để toàn bộ khu vực có thể theo dõi.
Hiển thị số thứ tự, quầy giao dịch, dịch vụ.
Một số loại có thể hiển thị video, banner quảng cáo, thông báo hoặc hướng dẫn.
Công nghệ LED siêu sáng giúp nhìn rõ ngay cả trong môi trường đông người.
Kết nối với bộ điều khiển trung tâm để cập nhật theo thời gian thực.
Đây là thành phần giúp hạn chế chen lấn và giảm tối đa việc “nhầm số”.

Màn hình hiển thị tại quầy (Counter Display)

Mỗi quầy giao dịch đều cần có màn hình hiển thị riêng.
Thông báo số khách tiếp theo.
Đồng bộ hoàn toàn với hệ thống, không để xảy ra trùng số hoặc bỏ sót.
Có thể dùng LED đơn giản hoặc màn hình LCD tùy theo quy mô.
Màn hình quầy giúp khách hàng tiếp nhận thông tin rõ ràng khi tới lượt.

Nút bấm gọi số / Bộ điều khiển tại quầy (Call Pad / Operator Panel)

Đây là công cụ để nhân viên chủ động gọi khách tiếp theo.
Gồm các nút: Gọi, Nhắc lại, Bỏ qua, Hoàn tất.
Một số mẫu có tích hợp màn hình cảm ứng, dễ thao tác, phù hợp môi trường chuyên nghiệp.
Kết nối trực tiếp với phần mềm để cập nhật trạng thái quầy.
Bộ gọi số tại quầy là mắt xích quan trọng để đảm bảo tốc độ phục vụ mượt mà.

Hệ thống âm thanh thông báo (Voice Announcer)

Âm thanh là yếu tố giúp khách dễ nhận biết hơn, nhất là trong môi trường đông người.
Phát loa “Mời số… đến quầy…”.
Hỗ trợ đa ngôn ngữ, tùy chỉnh giọng đọc.
Một số hệ thống tích hợp AI giúp phát âm chuẩn và tự động tối ưu âm lượng.
Hệ thống này giúp tăng trải nghiệm dịch vụ và giảm việc khách bỏ sót lượt.

Bộ điều khiển trung tâm (Controller)

Các thành phần chính của hệ thống gọi số thứ tự

Đây là “bộ não” của toàn bộ hệ thống gọi số thứ tự.
Kết nối toàn bộ thiết bị: máy lấy số, bảng LED, màn hình quầy, nút gọi số.
Xử lý dữ liệu real-time và phân phối số theo đúng dịch vụ.
Duy trì hoạt động ổn định, tránh xung đột số hoặc trễ tín hiệu.
Một hệ thống bền vững luôn cần bộ điều khiển chất lượng tốt.

Lưu ý quan trọng khi lắp đặt hệ thống gọi số thứ tự

Khảo sát mặt bằng và lưu lượng khách thực tế

Trước khi lắp đặt, cần khảo sát kỹ lưỡng:

Diện tích khu vực chờ.
Số lượng khách trung bình – giờ cao điểm – ngày cao điểm.
Số lượng quầy giao dịch và loại dịch vụ cung cấp.
Khoảng cách khách ngồi tới khu vực màn hình.
Việc khảo sát kỹ giúp lựa chọn đúng số lượng thiết bị và công suất hệ thống, tránh tình trạng quá tải hoặc đầu tư dư thừa.

Lựa chọn thiết bị phù hợp với quy mô

Hệ thống nhỏ – vừa – lớn cần thiết bị khác nhau:

Hệ thống nhỏ (tiệm thuốc, phòng khám nhỏ): máy bấm số mini và bảng LED cơ bản.
Hệ thống vừa (phòng giao dịch, bưu điện, trung tâm dịch vụ): máy cảm ứng đa dịch vụ, bộ điều khiển trung tâm mạnh mẽ.
Hệ thống lớn (bệnh viện, siêu thị, hành chính công): kiosk cảm ứng, bảng LED cỡ lớn, phần mềm phân luồng đa tầng.
Lựa chọn đúng quy mô sẽ giúp hệ thống chạy mượt mà, tiết kiệm chi phí và tối ưu hiệu suất.

Vị trí lắp đặt máy lấy số và bảng hiển thị

Vị trí hợp lý giúp khách dễ sử dụng và giảm ùn tắc:

Đặt máy lấy số tại lối vào, nơi khách dễ nhìn thấy.
Không đặt ở góc khuất gây nhầm lẫn hoặc phải xếp hàng hai lần.
Bảng LED nên được lắp ở vị trí tầm nhìn trung tâm, độ cao vừa phải.
Với khu vực rộng, nên lắp nhiều bảng phụ để mọi người đều quan sát được.
Đây là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng.

Kiểm tra hệ thống mạng và nguồn điện

Hệ thống gọi số hiện đại hoạt động dựa trên kết nối LAN/WiFi, nên:

Hạ tầng mạng phải ổn định, tốc độ cao.
Ưu tiên sử dụng mạng LAN để hạn chế trễ hoặc mất kết nối.
Nguồn điện phải ổn định, tránh sụt áp gây hỏng thiết bị.
Các bảng LED lớn nên có nguồn lưu điện để đảm bảo vận hành liên tục.
Một hệ thống tốt nhưng mạng yếu sẽ gây lỗi hiển thị, nhảy số, mất đồng bộ.

Đồng bộ phần mềm phần cứng

Khi lắp đặt cần đảm bảo:

Phần mềm tương thích hoàn toàn với thiết bị.
Các cài đặt như quầy – dịch vụ – giọng đọc – giao diện hiển thị được cấu hình đúng.
Bộ điều khiển trung tâm hoạt động với máy lấy số, bảng LED và bàn gọi đồng thời.
Việc đồng bộ không chuẩn sẽ dẫn đến lỗi “trùng số”, “bỏ số” hoặc hiển thị sai quầy.